В Україні збігає встановлений законом п'ятирічний перехідний період для переведення паперових трудових книжок в електронну форму. Офіційний дедлайн — 10 червня 2026 року. Попри те, що державні сервіси звітують про зручність вебпорталу, реальний досвід користувачів показує: процедура потребує специфічних цифрових навичок і може забрати чимало часу.

Розбираємося, кому обов'язково потрібно завантажити документи, як уникнути технічних помилок і що робити, якщо самостійно пройти квест на порталі ПФУ не вдається.

⚠️ Головне про дедлайн: хто має встигнути та що буде після 10 червня?

Впровадження електронних трудових книжок регулюється Законом України № 1217-IX. Головна мета цифровізації — надійний захист даних від втрати чи пошкодження, онлайн-контроль страхового стажу та автоматичне призначення пенсій у майбутньому без бюрократичних візитів.

Кому це необхідно робити:

• Особам, які мають стаж до 1 січня 2004 року. На вебпорталі Пенсійного фонду України (ПФУ) страховий стаж автоматично розраховується лише з 1 січня 2004 року (після набрання чинності Закону № 1058-IV). Увесь попередній «трудовий» стаж обчислюється виключно за записами в паперових книжках. Його обов'язково треба оцифрувати, щоб ці періоди підтягнулися в систему.

Кому оцифрування НЕ потрібне:

• Пенсіонерам, які не працюють. Усі відомості про вашу трудову діяльність уже перебувають у розпорядженні ПФУ та зберігаються у складі пенсійних справ.

• Працюючим пенсіонерам. Перерахунок пенсії здійснюється автоматично кожні два роки на основі актуальних електронних реєстрів без участі людини.

Що буде після дедлайну? Якщо ви не встигнете відсканувати документ до 10 червня, страховий стаж не анулюється і не втрачається. Паперова трудова книжка залишається чинним юридичним документом. Однак несвоєчасне оцифрування значно ускладнить і затягне процес призначення пенсії у майбутньому, оскільки дані до 2004 року не потраплять до електронного реєстру автоматично.

🖥️ Реальний досвід: підводні камені онлайн-процесу

Офіційні інструкції стверджують, що оцифрувати документ може сам працівник або його роботодавець у кілька кліків через кваліфікований електронний підпис (КЕП). Проте на практиці процес виявляється далеко не таким «інтуїтивно зрозумілим», як заявляють посадовці.

Для успішного подання заяви користувач повинен володіти базовими навичками графічного редагування та розуміти логіку вебпорталів. Наприклад, у середньому на первинне правильне оформлення однієї книжки у звичайного користувача йде до 2 годин особистого часу.

Суворі технічні вимоги до скан-копій (через які систему найчастіше «вибиває»):

• Колір та хронологія: Скан-копія має бути виключно кольоровою. Необхідно відзняти абсолютно всі заповнені сторінки у суворому хронологічному порядку.

• Чіткість деталей: Повинні бути ідеально видні всі реквізити (назва, серійний номер, дати, печатки, підписи, ПІБ власника та самі записи). Рекомендована роздільна здатність — 300 dpi.

• Обмеження щодо форматів: Система приймає файли лише у форматах .jpg або .pdf.

• Важкість файлів: Розмір кожного завантаженого файлу не має перевищувати 1 Мб. Саме цей пункт викликає найбільше труднощів, адже якісний кольоровий скан зазвичай важить більше, і користувачеві доводиться вручну стискати або конвертувати зображення.

🏢 Альтернатива: офлайн-консультації в сервісних центрах

Якщо ви не маєте сканера, сканувальних додатків на смартфоні, не вмієте конвертувати файли під ліміт в 1 Мб або не маєте електронного підпису — не витрачайте нерви.

Щоб уникнути помилок і не втратити частину стажу через нечіткий або відхилений системою знімок, набагато простіше й надійніше звернутися по допомогу до професіоналів. Ви можете взяти оригінал паперової трудової книжки, паспорт, ідентифікаційний код та особисто проконсультуватися у найближчому сервісному центрі Пенсійного фонду України. Фахівці фонду самостійно виконають сканування за стандартами та внесуть дані до реєстру застрахованих осіб.